A formalização de projetos sociais e iniciativas comunitárias por meio da constituição de uma Associação (ou "Associação Civil", como queira) é um passo fundamental para a sua perenidade e expansão. O processo de regularização, embora pautado por formalidades legais, é o que confere personalidade jurídica à entidade (cf. art. 45 do CCB), permitindo-a adquirir direitos e contrair obrigações. A ausência de registro no órgão competente, o Registro Civil de Pessoas Jurídicas (RCPJ), mantém o grupo em um estado de mera "sociedade de fato", limitando drasticamente sua atuação e expondo perigosamente seus membros a responsabilidades ilimitadas.
A primeira etapa para a regularização consiste na reunião da documentação em estrita conformidade com um complexo arcabouço normativo. Além da observância à Lei nº 6.015/73 (Lei de Registros Públicos) e suas alterações, é preciso que o interessado atenda, primordialmente, às prescrições do Código Civil (arts. 53 a 61). Adicionalmente, deve-se verificar os atos normativos do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e, de forma crucial, as normatizações locais do RCPJ, editadas pelas Corregedorias Gerais da Justiça (CGJ) de cada Estado por meio de seus respectivos Códigos de Normas. É importante sempre sublinhar que, em respeito à hierarquia das fontes do direito, nenhuma normatização administrativa poderá colidir com as normas hierarquicamente superiores, como o Código Civil e as leis federais. Percebe-se desde já que, embora hoje em dia toda a legalização possa ser feita eletronicamente através das Centrais Eletrônicas do Registro Público (onde inclusive se insere o RCPJ), é muito importante contar com a assessoria jurídica de um Advogado que, ademais, é obrigatório para pelo menos a constituição da Pessoa Jurídica como decreta o §2º do art. 1º da Lei Federal 8.906/94, senão vejamos:
"§2º. Os atos e contratos constitutivos de pessoas jurídicas, sob pena de NULIDADE, só podem ser admitidos a registro, nos órgãos competentes, quando visados por advogados".
O procedimento de registro, orientado pelas citadas regras, segue um rito definido: inicia-se com a convocação de uma Assembleia Geral de Constituição, na qual os interessados aprovam o Estatuto Social e elegem os primeiros administradores. Posteriormente, os atos constitutivos (ata e estatuto), devidamente assinados por um Advogado, são levados a registro no RCPJ da comarca onde a Associação terá sua sede para a devida qualificação registral. Uma vez deferido o registro, a associação passa a existir legalmente, sendo o passo seguinte e obrigatório a sua inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) junto à Receita Federal. Como se disse, esse registro/arquivamento hoje em dia pode ser feito inteiramente pela via eletrônica através das Centrais de Registro Público (SERP) e, como já dissemos em outras passagens, também a convocação e a realização dos atos das Pessoas Jurídicas.
As vantagens de se concluir o processo de registro são inúmeras e estratégicas. Com a personalidade jurídica adquirida, a Associação ganha segurança para celebrar contratos, abrir contas bancárias, adquirir patrimônio e, fundamentalmente, buscar financiamentos e participar de editais públicos e privados. A formalização confere credibilidade perante a sociedade, parceiros e órgãos de fomento, além de ser pré-requisito para a obtenção de qualificações e certificações, como a de Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP).
A elaboração do Estatuto Social merece atenção especial, pois é neste documento que se definem as regras para admissão e exclusão de associados, as fontes de recurso, as competências dos órgãos diretivos e o destino do patrimônio em caso de dissolução. Cláusulas ambíguas ou em desacordo com a legislação podem gerar disputas internas e entraves futuros, comprometendo a missão da entidade. A correta previsão de todos esses elementos é um ato de governança preventiva.
Diante da complexidade e das implicações jurídicas do processo, a consultoria de um Advogado Especialista é indispensável, tanto no momento da constituição quanto para a manutenção da regularidade da Entidade depois da sua criação, por exemplo nos momentos de eleição e posse da Diretoria, Conselho Fiscal e outros órgãos eletivos, criação de filiais e demais alterações na Estrutura social. Este profissional não apenas garantirá a adequação formal dos documentos a toda a pirâmide normativa aplicável, mas também orientará os fundadores sobre a melhor estrutura jurídica e as cláusulas estatutárias mais adequadas aos objetivos do projeto, prevenindo litígios e assegurando uma base sólida para o crescimento e o impacto social da instituição.