ASSOCIAÇÕES DE MORADORES da mesma forma como qualquer outra Associação Civil privada ostentarão regularidade registral apenas quando possuírem seus registros e arquivamentos realizados tempestivamente junto ao Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas. Como já alertamos em outras passagens, não bastará legalizar/registrar a constituição somente: é imprescindível que se mantenha a regularidade dos arquivamentos das ATAS DE ELEIÇÃO E POSSE da Diretoria assim como dos demais órgãos eletivos, organizados e estabelecidos conforme o ESTATUTO SOCIAL, que faz lei entre os associados. Este por sua vez precisa conter, sob pena de nulidade, conforme regra do inciso V do art. 54 do Código Civil "o modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos".
Quando uma Associação Civil (e aqui podemos incluir as Organizações Religiosas, conforme inciso IV do art. 44 do mesmo CCB) funciona sem registro no Cartório temos que funciona à margem da regularidade. Igualmente irregular estará a entidade que tem somente o arquivamento do Estatuto e não mantém em dia no Cartório do RCPJ as atas de eleição e posse devidamente averbadas. Considerando que também no ESTATUTO deverão constar as regras para a constituição e funcionamento dos órgãos deliberativos com visto acima, além do "modo por que se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente", e também a "forma de gestão administrativa" (como exigem o inciso III do art. 46 e o inciso VII do art. 54 - todos do CC) será primordial que o Presidente, sob pena de responsabilidade, observe e mantenha a regularidade na realização das eleições e especialmente os arquivamentos em Cartório para fins de publicidade e validade perante terceiros. A doutrina especializada assinada pelo ilustre Registrador LUIZ GUILHERME LOUREIRO (Registros Públicos - Teoria e Prática. 2017) confirma:
"O estatuto também deve indicar as normas sobre a ELEIÇÃO dos administradores, sobre os seus poderes e deveres, sobre a forma de demissão ou substituição do diretor ou administrador, sobre as assembleias gerais ordinárias e extraordinárias, sobre a forma de chamamento às assembleias gerais, sobre o número de associados necessários para constituir estas assembleias; sobre o livro de atas em que devem constar as deliberações e acordos; sobre quem deve presidir as assembleias gerais; o período e forma da apresentação de contas pelos administradores e aprovação pela assembleia".
Um problema recorrente diz respeito a Associações que tiveram sua constituição registrada em Cartório mas que com o tempo, com a não observação das regras estatutárias acabaram por cair na IRREGULARIDADE e com isso acabam desativadas, sem funcionamento. Seria possível nesses casos, sem processo judicial, obter a REATIVAÇÃO de tais entidades perante o Cartório?
A resposta pode ser positiva mas antes de tudo é preciso recordar que mesmo no REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS JURÍDICAS há incidência do princípio da continuidade. Segundo tal princípio, que repousa sobre todo o sistema registral brasileiro, deve haver um encadeamento histórico e sucessivo em relação aos atos levados a registro, de modo que não pode haver nem mesmo no RCPJ lacunas que comprometam a representação da entidade. Isso significa dizer que o ato que se pretende arquivar/averbar deve ter total encadeamento com o último ato arquivado. Especificamente no que diz respeito ao Registro das Pessoas Jurídicas o examinador deve atentar para os períodos de mandato conforme Estatuto vigente, de modo a não admitir a arquivamento Eleição e posse cujo mandato não tenha encadeamento com o mandato exposto na última ata de eleição e posse arquivada. Havendo lacunas, estando a entidade ainda ativa ou mesmo desativada, não se deve admitir a registro ata com mandato atual sem que o vício seja sanado. A sanação via de regra é feita na forma do art. 49 do Código Civil, por ação judicial onde se busque a nomeação de administrador provisório:
"Art. 49. Se a administração da pessoa jurídica vier a faltar, o juiz, a requerimento de qualquer interessado, nomear-lhe-á administrador provisório".
Ponto importante admitido pioneiramente pela jurisprudência paulista diz respeito à possibilidade de composição do ELO DE CONTINUIDADE através de declaração formal onde todos os componentes da última Diretoria arquivada reconheçam a sucessão alcançando os atos atuais. Por óbvio que em alguns casos essa declaração formal restará prejudicada e impossibilitada, por exemplo com o advento do falecimento de algum desses membros ou mesmo o desconhecimento dos seus paradeiros. Em tais hipóteses não nos parece outra ser a solução senão a busca da Ação Judicial com base no citado artigo 49. Para os demais casos, sendo possível a declaração formal a solução deve dispensar mesmo a ação judicial, como reconhece com acerto decisão do TJSP:
"1VRPSP. PROCESSO: 583.00.2009.140826-2. J. em: 24/06/2009. (...) 1) - Para a constituição do elo de continuidade na administração de associações civis, é necessário que a última diretoria registrada, por declaração formal, reconheça a sucessão alcançando os atos atuais. Caso contrário, deve-se buscar a nomeação de administrador provisório na esfera judicial, nos termos do art. 49, do Código Civil. 2) - A concordância, ainda que em parte, com as exigências formuladas pelo Oficial, prejudica o julgamento do mérito da dúvida na medida em que impede a aferição da registrabilidade do título na data de sua apresentação".