A Usucapião Extrajudicial, instituída pelo Código de Processo Civil de 2015 e detalhada pelo atual Provimento nº 149/2023 do CNJ (que substituiu o Provimento CNJ 65/2017), representa um dos mais significativos avanços na desjudicialização de procedimentos, oferecendo um caminho mais célere para a regularização da propriedade imobiliária. No Estado do Rio de Janeiro, o Código de Normas da Corregedoria (CN-CGJ-RJ) estabelece um roteiro claro para o processamento do pedido diretamente no Registro de Imóveis (RGI). Conhecer estas etapas é fundamental para o Advogado que busca eficiência e segurança jurídica quando a regularização via Usucapião segue o caminho fora da Justiça.
Etapa 1: A Fase Preparatória e a Imprescindível Ata Notarial
O marco inicial do procedimento é resolvido no Tabelionato de Notas. O requerente, obrigatoriamente representado por Advogado, deve procurar um Tabelionato de Notas para a lavratura de uma ATA NOTARIAL. Este documento, de importância vital e obrigatório no procedimento em Cartório (diferentemente da Usucapião que tramita pela via judicial), serve para atestar o tempo de posse do interessado e de seus antecessores, a natureza mansa e pacífica dessa posse, e outras circunstâncias relevantes. Via de regra, para elaboração da Ata Notarial haverá comparecimento do Tabelião ao local do imóvel, porém o caput e §1º do art. 413 do CN-CGJ-RJ são claros no sentido de que o comparecimento pode não ocorrer. A ata será instruída com todos os documentos que o requerente possuir, como fotos, declarações de testemunhas, comprovantes de pagamento de taxas e faturas de serviços. Paralelamente, o Advogado deve providenciar a planta e o memorial descritivo do imóvel, assinados por profissional habilitado (com ART/RRT), e colher a assinatura dos titulares de direitos sobre o imóvel e seus confinantes.
No Estado do Rio de Janeiro é importante observar que a Lavratura da Ata Notarial, nos termos do art. 415 do CN-CGJ-RJ depende da apresentação de Certidão do Registro de Imóveis do bem a ser usucapido, se registrado, ou certidão negativa para fins de usucapião, caso não haja registro, além da informação com respectivo número de consulta sobre existência de decretação de indisponibilidade de bens que serão fornecidas por meio de consulta ao BIB e ao CNIB. As primeiras podem ser obtidas diretamente na Central Digital dos RGI (RI Digital) e a segunda é feita pelo Tabelionato diretamente.
Etapa 2: Protocolo e Qualificação no Registro de Imóveis (RGI)
Com a Ata Notarial e toda a documentação em mãos (justo título - se for o caso - , certidões, etc.), o Advogado protocola o requerimento no RGI da Circunscrição do Imóvel. É importante recordar que tudo pode (e deve) se dar de forma eletrônica pelas Centrais Eletrônicas (que se equiparam ao que temos na via judicial como "peticionamento eletrônico". No Extrajudicial isso é feito através do site https://ridigital.org.br. Inicia-se, então, a fase de qualificação registral. Conforme o Art. 1.118, §2º, do CN-CGJ-RJ, o Oficial Registrador tem o prazo de 10 dias úteis para analisar o pedido e se manifestar formalmente em relação a providências que sejam de seu encargo (art. 198 da Lei nº 6.015/1973 e Provimento CNJ nº 149/2023). Caso encontre alguma pendência, emitirá uma nota de exigência, que deverá ser cumprida pelo interessado em até 20 dias úteis (Art. 1.118, §3º). A análise do Oficial é minuciosa, verificando desde a correta descrição do imóvel (Art. 1.249) até a validade dos documentos apresentados.
Etapa 3: Notificações, Edital e a Busca pelo Consenso
A segurança jurídica do procedimento reside na ampla publicidade e na oportunidade de manifestação de todos os envolvidos. O Oficial do RGI expedirá notificações para os titulares de domínio, os titulares de direitos reais registrados na matrícula e os proprietários dos imóveis confinantes. Além disso, cientificará as Fazendas Públicas (Municipal, Estadual e Federal). Para garantir a ciência de terceiros, será publicado um edital em jornal de grande circulação (o que hoje pode e tem sido feito por Edital por meio eletrônico, como autoriza o par. único do art. 408 e §4º do art. 413 do Provimento CNJ 149/2023). O silêncio dos notificados é interpretado como concordância, sendo este um dos pilares que conferem celeridade ao rito extrajudicial.
Etapa 4: O Tratamento de Eventuais Impugnações
Caso algum dos notificados apresente impugnação, o procedimento não se encerra automaticamente. O Oficial analisará a objeção. O Art. 1.254 do CN-CGJ-RJ é claro ao definir como "injustificada" a impugnação genérica, que não apresente fundamentos mínimos ou que verse sobre matéria estranha ao procedimento, por exemplo. Se a impugnação for considerada infundada, o Oficial dará prosseguimento ao pedido. Contudo, se a controvérsia for complexa e demandar dilação probatória (matéria de alta indagação), o Oficial encerrará a via extrajudicial, e as partes serão remetidas ao Poder Judiciário como esclarece o Provimento CNJ 149/2023, já que a rejeição do pedido extrajudicial não impedirá o ajuizamento de ação de usucapião no foro competente.
Etapa 5: O Registro da Usucapião e a Nova Matrícula
Superadas todas as fases, com tudo em ordem e não havendo impugnação procedente, o Oficial do RGI, de acordo com o art. 419 do CN-CNJ acolhe o pedido e efetua o ato mais esperado: o registro da aquisição da propriedade por usucapião. Conforme determina o Art. 1.251 do CN-CGJ-RJ, será aberta uma nova matrícula para o imóvel, agora em nome do requerente, encerrando-se a matrícula anterior, se houver. Vale ressaltar o benefício fiscal previsto no Art. 1.250 do CN-CGJ-RJ que prestigia a Usucapião como forma de aquisição originária: para este ato, não incide o Imposto de Transmissão (ITBI ou ITD) e dispensa-se a apresentação de certidões fiscais.
A Usucapião Extrajudicial é, sem dúvida, uma ferramenta poderosa. No entanto, seu sucesso depende de uma instrução documental impecável e da correta condução técnica de cada etapa. A presença de um Advogado Especialista em Direito Imobiliário e Registral é, portanto, indispensável para navegar desde o início com segurança pelas normas, garantir o cumprimento de todas as exigências e assegurar que o direito de propriedade do cliente seja reconhecido de forma ágil e definitiva. O que muitos ainda precisam ter consciência é de que nem sempre a via extrajudicial será a mais adequada, porém ela é uma ferramenta muito útil quando de fato for a melhor opção para o caso concreto considerando as suas peculiaridades.